Stolperfalle Relocation Service – Nicht alle Aufwendungen können steuerfrei erstattet werden

Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Ausland entsenden, stellen sie ihnen häufig ein ganzes Paket an Leistungen und Services zur Verfügung, um ihnen den Umzug und den Aufenthalt im Ausland so angenehm wie möglich zu gestalten, Schließlich sollen sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit im Gastland konzentrieren können. Von den Flügen über die Unterkunft bis hin zur Suche nach der passenden Schule für die Kinder, die Palette der Leistungen ist groß. Lohnsteuerlich, sind viele der Leistungen steuerfrei zahlbar, da es sich klar um beruflich bedingte Umzugs- oder Reisekosten handelt. Dennoch gibt es auch hier eher unbekannte Stolpersteine, aus denen schnell ein Haftungsrisiko für den Arbeitgeber entstehen kann. Eine dieser Stolperfallen ist die Beauftragung eines externen Relocation Service Providers.

Was versteht man unter “Relocation Service”?

Relocation Service bezeichnet eine Dienstleistung, bei der Personen, die ihr Heimatland für eine bestimmte Dauer verlassen, von einer sogenannten “Relocation-Agentur” in allen Belangen des Umzugs unterstützt werden. Oftmals richten sich die Angebote an beruflich ins Ausland versetzte Personen und ihre Familien. Aber auch Menschen, die aus privaten Gründen dauerhaft oder längerfristig ins Ausland verziehen, nehmen immer häufiger entsprechende Services in Anspruch. Die angebotenen Dienstleistungen sind dabei vielfältig. Von der vorbereitenden Beratung, über die logistische Durchführung des Umzugs bis hin zu Behördengängen und Formalitäten werden allerhand Unterstützungsmaßnahmen angeboten.

Viele Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter längerfristig ins Ausland entsenden, bieten ihnen im Rahmen des Vergütungs- und Entsendepaketes die Inanspruchnahme von Relocation-Dienstleistern an. Die Kosten hierfür, werden dann entweder vom Arbeitgeber direkt getragen, oder den Mitarbeitern im Rahmen der Gehaltsabrechnung erstattet. Hierbei ist jedoch Vorsicht geboten.

Was gilt lohnsteuerlich für die Erstattung von Aufwendungen?

Grundsätzlich gilt, dass zum Arbeitslohn eines Arbeitnehmers alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert gehören, die ihm im Rahmen seines Dienstverhältnisses zufließen. Hierunter fallen neben den regelmäßigen Zahlungen von Geld – also Arbeitslohn – unter anderem auch Leistungen in Geldeswert, so auch die Übernahme von Kosten oder die Erstattung von Aufwendungen durch den Arbeitgeber. Dennoch gibt es einige Ausnahmen, bei denen der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Aufwendungen steuerfrei erstatten kann. Im Fall der Inanspruchnahme von Leistungen des Relocation Service, kommt beispielsweise eine steuerfreie Erstattung von Aufwendungen im Rahmen von Umzugskosten in Betracht.

Wann können Umzuskosten steuerfrei erstattet werden?

Grundsätzlich gehören Umzugskosten zu den nicht abziehbaren Aufwendungen der privaten Lebensführung, wie sie in § 12 Nr. 1 EStG definiert werden. Ausnahmsweise können sie jedoch als Werbungskosten abziehbar – oder eben durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig – sein, wenn sie als beruflich veranlasst einzustufen sind. Dies ist immer dann der Fall, wenn die berufliche Tätigkeit des Steuerpflichtigen (oder Arbeitnehmers) ganz überwiegend den auslösenden Grund für den Umzug darstellt. Umstände der privaten Lebensführung dürfen insofern nur eine untergeordnete Rolle spielen. Liegen die genannten Voraussetzungen vor, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Aufwendungen wie beispielsweise Beförderungsauslagen, Mietentschädigungen, Wohnungsvermittlungsgebühren etc. steuerfrei ersetzen.

Das Problem beim Relocation Service

Wie bereits beschrieben, können Aufwendungen für einen Umzug, so auch die Inanspruchnahme eines Relocation Service, immer dann steuerfrei erstattet werden, wenn es sich um Umzugskosten handelt und dem Umzug an sich eine berufliche Veranlassung zu Grunde liegt. Hierin liegt jedoch die Schwierigkeit bei der lohnsteuerlichen Behandlung solcher Aufwendungen. Oftmals werden arbeitgeberseitig Aufwendungen im Zusammenhang mit Leistungen eines Relocation Service einfach ohne weitere Prüfung steuerfrei erstattet bzw. übernommen, da davon ausgegangen wird, dass die Versetzung des Mitarbeiters ins Ausland ja ohne Zweifel beruflich bedingt ist. Zwei Problemstellungen werden hierbei jedoch häufig übersehen:

1. Handelt es sich bei den angebotenen Leistungen tatsächlich um Umzugskosten?
   
   Im ersten Schritt sollte eine Prüfung erfolgen, ob tatsächlich alle angebotenen Leistungen für eine Berücksichtigung als Umzugskosten in Betracht kommen. Wie schon beschrieben, können als berücksichtigungsfähige Umzugskosten insbesondere Beförderungsauslagen, Mietentschädigungen, Wohnungsvermittlungsgebühren etc. angesehen werden. Alle Leistungen also, die in direktem Zusammenhang mit dem Wohnortwechsel stehen. Detailliertere Informationen dazu, welche Aufwendungen unter Umzugskosten fallen können, finden Sie hier. Andere Leistungen, wie beispielsweise Einkaufsunterstützung, Eröffnung eines Bankkontos o.ä. jedoch, die ebenfalls in vielen Paketen von Relocation Agenturen enthalten sind, werden nicht als Umzugskosten anerkannt und können insofern auch nicht steuerfrei übernommen bzw. erstattet werden.
   
   
2. Ist die Leistungserbringung tatsächlich beruflich bedingt?
   
   Eine weitere wichtige Prüfung bei der lohnsteuerlichen Behandlung von Aufwendungen im Zusammenhang mit Relocation Services ist, ob die Erbringung der Leistungen durch die Relocation Service Agentur auch tatsächlich beruflich bedingt ist. Beruflich bedingt ist ein Umzug, wenn die berufliche Tätigkeit desjenigen, der umzieht, ausschlaggebend für den Wohnortwechsel ist. Somit ist auch die Inanspruchnahme von Leistungen eines Relocation Service nur dann beruflich bedingt, wenn sie aufgrund der beruflichen Tätigkeit desjenigen erfolgt, der sie in Anspruch nimmt. Was hierbei häufig übersehen wird ist, dass der Umzug der Familie des Mitarbeiters, der ins Ausland versetzt wird, nicht beruflich veranlasst ist. Auch wenn dies auf den ersten Blick unlogisch erscheint, die Familie begleitet einen Arbeitnehmer in der Regel aus privaten Gründen, auch wenn dieser beruflich bedingt ins Ausland versetzt wird. Die berufliche Veranlassung erstreckt sich hierbei nicht gleichzeitig auf die Familienmitglieder. Diese begleiten den im Ausland tätigen Mitarbeiter meist aus Gründen des Familienzusammenhaltes, der widerum in die Sphäre der privaten Lebensführung fällt. Insofern sind Leistungen des Relocation Service für Familienmitglieder in der Regel nicht beruflich bedingt, sofern sie hinsichtlich Preis und Umfang die Leistungen eines Single-Paketes für eine einzelne Person übersteigen.

Fazit – das Paket ist entscheidend

Übernimmt der Arbeitgeber für einen ins Ausland entsandten Mitarbeiter Kosten für die Inanspruchnahme eines Relocation Service, besteht die Gefahr, dass nicht alle Aufwendungen steuerfrei übernommen werden können. Daher sollte seitens des Arbeitgebers immer eine genaue Prüfung erfolgen. Gibt es Leistungspakete, deren Preis und ggfs. Leistungen abhängig von der Anzahl der Reisenden sind, sind jeweils nur die Aufwendungen für eine Einzelperson steuerfrei erstattungsfähig. Werden hier dennoch andere Tarife – wie beispielsweise “Familientarif” – gebucht, müssen die Kosten gegebenenfalls aufgeteilt und – sofern auf die Familienmitglieder entfallend – steuerpflichtig gezahlt werden. Sind die gewählten Pakete hinsichtlich Preis und Leistungsumfang unabhängig von der Anzahl der Reisenden, können die Aufwendungen dahingehend komplett steuerfrei übernommen werden. Ferner muss das gewählte Paket genau auf die enthaltenen Leistungen geprüft werden. Sind Unterstützungsleistungen enthalten, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem beruflich bedingten Wohnortwechsel stehen – beispielsweise Einkaufshilfen, Kontoeröffnung, Mitgliedschaften in Vereinen etc. – muss ggfs. auch hier eine Aufteilung der Kosten in steuerpflichtig und steuerfrei erfolgen. Gleiches gilt im Übrigen auch für Einzelleistungen, außerhalb ganzer Pakete.

In jedem Fall empfielt sich vor Beauftragung einer Relocation Service Agentur die genaue Prüfung, um steuerliche Risiken, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Mitarbeiter zu vermeiden.

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