
Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Ausland entsenden, stellen sie ihnen häufig ein ganzes Paket an Leistungen und Services zur Verfügung, um ihnen den Umzug und den Aufenthalt im Ausland so angenehm wie möglich zu gestalten, Schließlich sollen sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit im Gastland konzentrieren können. Von den Flügen über die Unterkunft bis hin zur Suche nach der passenden Schule für die Kinder, die Palette der Leistungen ist groß. Lohnsteuerlich, sind viele der Leistungen steuerfrei zahlbar, da es sich klar um beruflich bedingte Umzugs- oder Reisekosten handelt. Dennoch gibt es auch hier eher unbekannte Stolpersteine, aus denen schnell ein Haftungsrisiko für den Arbeitgeber entstehen kann. Eine dieser Stolperfallen ist die Beauftragung eines externen Relocation Service Providers.
Relocation Service bezeichnet eine Dienstleistung, bei der Personen, die ihr Heimatland für eine bestimmte Dauer verlassen, von einer sogenannten “Relocation-Agentur” in allen Belangen des Umzugs unterstützt werden. Oftmals richten sich die Angebote an beruflich ins Ausland versetzte Personen und ihre Familien. Aber auch Menschen, die aus privaten Gründen dauerhaft oder längerfristig ins Ausland verziehen, nehmen immer häufiger entsprechende Services in Anspruch. Die angebotenen Dienstleistungen sind dabei vielfältig. Von der vorbereitenden Beratung, über die logistische Durchführung des Umzugs bis hin zu Behördengängen und Formalitäten werden allerhand Unterstützungsmaßnahmen angeboten.
Viele Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter längerfristig ins Ausland entsenden, bieten ihnen im Rahmen des Vergütungs- und Entsendepaketes die Inanspruchnahme von Relocation-Dienstleistern an. Die Kosten hierfür, werden dann entweder vom Arbeitgeber direkt getragen, oder den Mitarbeitern im Rahmen der Gehaltsabrechnung erstattet. Hierbei ist jedoch Vorsicht geboten.
Grundsätzlich gilt, dass zum Arbeitslohn eines Arbeitnehmers alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert gehören, die ihm im Rahmen seines Dienstverhältnisses zufließen. Hierunter fallen neben den regelmäßigen Zahlungen von Geld – also Arbeitslohn – unter anderem auch Leistungen in Geldeswert, so auch die Übernahme von Kosten oder die Erstattung von Aufwendungen durch den Arbeitgeber. Dennoch gibt es einige Ausnahmen, bei denen der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Aufwendungen steuerfrei erstatten kann. Im Fall der Inanspruchnahme von Leistungen des Relocation Service, kommt beispielsweise eine steuerfreie Erstattung von Aufwendungen im Rahmen von Umzugskosten in Betracht.
Grundsätzlich gehören Umzugskosten zu den nicht abziehbaren Aufwendungen der privaten Lebensführung, wie sie in § 12 Nr. 1 EStG definiert werden. Ausnahmsweise können sie jedoch als Werbungskosten abziehbar – oder eben durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig – sein, wenn sie als beruflich veranlasst einzustufen sind. Dies ist immer dann der Fall, wenn die berufliche Tätigkeit des Steuerpflichtigen (oder Arbeitnehmers) ganz überwiegend den auslösenden Grund für den Umzug darstellt. Umstände der privaten Lebensführung dürfen insofern nur eine untergeordnete Rolle spielen. Liegen die genannten Voraussetzungen vor, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Aufwendungen wie beispielsweise Beförderungsauslagen, Mietentschädigungen, Wohnungsvermittlungsgebühren etc. steuerfrei ersetzen.
Wie bereits beschrieben, können Aufwendungen für einen Umzug, so auch die Inanspruchnahme eines Relocation Service, immer dann steuerfrei erstattet werden, wenn es sich um Umzugskosten handelt und dem Umzug an sich eine berufliche Veranlassung zu Grunde liegt. Hierin liegt jedoch die Schwierigkeit bei der lohnsteuerlichen Behandlung solcher Aufwendungen. Oftmals werden arbeitgeberseitig Aufwendungen im Zusammenhang mit Leistungen eines Relocation Service einfach ohne weitere Prüfung steuerfrei erstattet bzw. übernommen, da davon ausgegangen wird, dass die Versetzung des Mitarbeiters ins Ausland ja ohne Zweifel beruflich bedingt ist. Zwei Problemstellungen werden hierbei jedoch häufig übersehen:
Übernimmt der Arbeitgeber für einen ins Ausland entsandten Mitarbeiter Kosten für die Inanspruchnahme eines Relocation Service, besteht die Gefahr, dass nicht alle Aufwendungen steuerfrei übernommen werden können. Daher sollte seitens des Arbeitgebers immer eine genaue Prüfung erfolgen. Gibt es Leistungspakete, deren Preis und ggfs. Leistungen abhängig von der Anzahl der Reisenden sind, sind jeweils nur die Aufwendungen für eine Einzelperson steuerfrei erstattungsfähig. Werden hier dennoch andere Tarife – wie beispielsweise “Familientarif” – gebucht, müssen die Kosten gegebenenfalls aufgeteilt und – sofern auf die Familienmitglieder entfallend – steuerpflichtig gezahlt werden. Sind die gewählten Pakete hinsichtlich Preis und Leistungsumfang unabhängig von der Anzahl der Reisenden, können die Aufwendungen dahingehend komplett steuerfrei übernommen werden. Ferner muss das gewählte Paket genau auf die enthaltenen Leistungen geprüft werden. Sind Unterstützungsleistungen enthalten, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem beruflich bedingten Wohnortwechsel stehen – beispielsweise Einkaufshilfen, Kontoeröffnung, Mitgliedschaften in Vereinen etc. – muss ggfs. auch hier eine Aufteilung der Kosten in steuerpflichtig und steuerfrei erfolgen. Gleiches gilt im Übrigen auch für Einzelleistungen, außerhalb ganzer Pakete.
In jedem Fall empfielt sich vor Beauftragung einer Relocation Service Agentur die genaue Prüfung, um steuerliche Risiken, sowohl für den Arbeitgeber als auch den Mitarbeiter zu vermeiden.
Ihr Ansprechpartner:
Michael Buder
E-Mail: info@proprius-consulting.de
Tel.: +49 176 552 13311
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