Rechtssicheres Regelwerk für internationale Einsätze

Policyberatung

Der Einsatz von Mitarbeitern im Ausland ist für international agierende Unternehmen von enormer Bedeutung. Gleichzeitig steigt bei immer dichter besetzten Märkten und größer werdendem Preisdruck auch mehr und mehr das Bedürfnis nach Kosten- und Prozessoptimierung – auch und gerade was die Entsendung von Mitarbeitern angeht. Eine sorgfältig ausgearbeitete Entsenderichtlinie im Rahmen einer Policyberatung bildet daher heutzutage eine unentbehrliche Grundlage für den regelmäßigen Auslandseinsatz von Mitarbeitern – egal ob im Rahmen von Dienstreisen, Kurzzeit- oder Langzeitentsendungen.

"Zuverlässige Regeln sind die Kinder einer zuverlässigen Erfahrung, die in der Tat die Mutter sämtlicher Wissenschaften und Künste ist."
Leonardo da Vinci

Die Vorteile liegen hierbei klar auf der Hand. Ohne einheitliche Regelungsgrundlage gerät jede Entsendung zu einem Einzelstück. Kostenkontrolle und –Optimierung sind so beinahe unmöglich. Zudem besteht das Risiko der Ungleichbehandlung von Mitarbeitern, was einen enormen internen Reputationsschaden nach sich ziehen kann. Und auch Haftungsrisiken lassen sich ohne einheitliches Vertrags- und Regelwerk kaum vollständig ausschließen. Mit einer individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Entsenderichtlinie beugen Sie all diesen Problemen vor. Zudem ist die Entsenderichtlinie untrennbar verbunden mit den individuellen Entsendeverträgen Ihrer Mitarbeiter. Je sorgfältiger die grundlegende Entsendepolicy einmal gestaltet wurde, umso weniger aufwendig und ausufernd müssen die einzelnen Entsendeverträge der Mitarbeiter aufgesetzt werden. Dies wiederum führt nicht nur zu weiterer Kosten- und Zeiteinsparung, sondern sorgt auch für mehr Transparenz bei Ihren Mitarbeitern.

Diese grundlegenden Fragen sollte eine Entsendepolicy beantworten:

Hier sollte von vorne herein klar geregelt werden, welche Entsendezeiträume im Unternehmen „angeboten“ werden. Es empfiehlt sich hierbei, keine zu große Auswahl oder individuell zu vereinbarende Zeiträume ins Auge zu fassen, da sich hieraus zum einen ein enormer Folgeaufwand ergeben würde (jeder Zeitraum muss in seinen Regelungen individuell ausgestaltet werden). Zum anderen droht Unübersichtlichkeit, welcher Mitarbeiter wie lange im Ausland unterwegs ist. Üblich sind Entsendezeiträume von sechs oder zwölf Monaten (Short-Term Assignments) bzw. zwei oder fünf Jahren (Long-Term Assignments).

Grundsätzlich ist es möglich, für verschiedene Gruppen von Entsandten unterschiedliche Policies zu erarbeiten. So kann beispielsweise nach Inbound und Outbound Entsendung oder EU/Nicht-EU Entsendung differenziert werden. Aber auch andere Gruppierungen sind möglich. Es sollte jedoch auch hier darauf geachtet werden, nicht zu viele Differenzierungen zu machen, da ansonsten das übergeordnete Ziel der Kosten- und Prozesseffizienz unter Umständen ins Hintertreffen gerät.

Die Vergütung eines Mitarbeiters auf Entsendung unterscheidet sich wesentlich von der normalen Entlohnung im Heimatland. Daher müssen die gehaltspolitischen Grundsätze, die während eines Auslandseinsatzes gelten sollen, in den Entsenderichtlinien klar definiert und verständlich erläutert werden. Welche Vergütungskomponenten unter welchen Voraussetzungen gezahlt werden, wie ist die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Würdigung und wie wird das Gehalt ausgezahlt? Alles Fragen, die es im Rahmen der Policy zu beantworten gilt.

Da Auslandsentsendungen nicht nur für den Entsandten selbst, sondern auch für dessen Familie eine große Herausforderung darstellen, bedarf es Regeln dafür, wie die Familie während dieser Zeit im Ausland unterstützt werden soll. Hierzu ist zunächst der Begriff der „Familie“ für die Belange der vertraglichen Regelungen zu definieren. Anschließend muss festgehalten werden, durch welche Maßnahmen die Familie im Rahmen des Auslandseinsatzes unterstützt werden soll.

Während einer Entsendungen werden auch die Regelungen für Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeit, Urlaub, Krankheitsfall etc. durch zusätzliche Faktoren wie Unterbringung, Versicherungen usw. ergänzt. Um den individuellen Entsendevertrag hiermit nicht zu überfrachten und eine bestmögliche Gleichbehandlung aller Entsandten zu gewährleisten, sollten die grundlegenden Arbeitsbedingungen ebenfalls bereits in der Entsendepolicy geregelt werden.

So einfach wie möglich, so viel wie nötig...

…das sollte stets das Motto sein, unter dem Assignment-Policies gestaltet werden. Neben den genannten grundsätzlichen Regelungsinhalten besteht natürlich beinahe endloser Spielraum für zusätzliche Bestimmungen. Wie umfangreich eine Entsendungsrichtlinie am Ende tatsächlich ist, richtet sich in der Regel vor allem nach der Anzahl der Auslandsentsendungen eines Unternehmens und deren Vielfalt. Vielfalt meint in diesem Zusammenhang, die unterschiedlichen Konstellationen, Länder und Varianten von Entsendungen. 

Eine Möglichkeit für Unternehmen, die sich für ein detailliertes Regelwerk mit vielen Bestandteilen entscheiden besteht darin, dieses in verschiedene themenbezogene Policies aufzuteilen. In diesem Fall empfiehlt sich die folgende Unterteilung:

Global Mobility Policy

Tax Policy

Travel Policy


Eine Policy ist nur dann gut, wenn sie die Unternehmenswerte widerspiegelt

Jedes Unternehmen verfügt neben einer Unternehmensstrategie, an der sich eine Entsendepolicy natürlich grundsätzlich orientiert, auch über eine eigene Philosophie. Diese in die Entsenderichtlinien zu integrieren, ist oftmals die schwierigste, wenngleich jedoch auch eine unerlässliche Aufgabe. Nur mit einer Policy, die auch die Werte des Unternehmens ausdrückt, kann ein Arbeitgeber auch beim Einsatz von Mitarbeitern im Ausland seinen Ansprüchen weiterhin gerecht werden. Daher sollte bei der Gestaltung von Anfang an darauf geachtet werden, dass sich die enthaltenen Regelungen mit der grundsätzlichen Verfahrensweise im Unternehmen decken. Schließlich soll der Mitarbeiter auch im Ausland noch gerne für seinen Arbeitgeber tätig sein.

Großes Potential, das Unternehmensleitbild in die Entsenderichtlinien zu übertragen, bieten unter anderem folgende Themen:

Natürlich können die genannten Themen nur beispielhaft die Gestaltungsmöglichkeiten einer Entsenderichtlinie unter dem Gesichtspunkt der Corporate Culture widergeben. Grundsätzlich sollten sämtliche enthaltenen Regelungen im Einklang mit den Unternehmenswerten, den etablierten Verfahren und der gelebten Kultur eines Unternehmens stehen.

Eine Überprüfung Ihrer Entsenderichtlinien kann sich daher lohnen.

Kontaktieren Sie mich gerne.

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