Rechtssicheres Regelwerk für internationale Einsätze
Der Einsatz von Mitarbeitern im Ausland ist für international agierende Unternehmen von enormer Bedeutung. Gleichzeitig steigt bei immer dichter besetzten Märkten und größer werdendem Preisdruck auch mehr und mehr das Bedürfnis nach Kosten- und Prozessoptimierung – auch und gerade was die Entsendung von Mitarbeitern angeht. Eine sorgfältig ausgearbeitete Entsenderichtlinie im Rahmen einer Policyberatung bildet daher heutzutage eine unentbehrliche Grundlage für den regelmäßigen Auslandseinsatz von Mitarbeitern – egal ob im Rahmen von Dienstreisen, Kurzzeit- oder Langzeitentsendungen.
Die Vorteile liegen hierbei klar auf der Hand. Ohne einheitliche Regelungsgrundlage gerät jede Entsendung zu einem Einzelstück. Kostenkontrolle und –Optimierung sind so beinahe unmöglich. Zudem besteht das Risiko der Ungleichbehandlung von Mitarbeitern, was einen enormen internen Reputationsschaden nach sich ziehen kann. Und auch Haftungsrisiken lassen sich ohne einheitliches Vertrags- und Regelwerk kaum vollständig ausschließen. Mit einer individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Entsenderichtlinie beugen Sie all diesen Problemen vor. Zudem ist die Entsenderichtlinie untrennbar verbunden mit den individuellen Entsendeverträgen Ihrer Mitarbeiter. Je sorgfältiger die grundlegende Entsendepolicy einmal gestaltet wurde, umso weniger aufwendig und ausufernd müssen die einzelnen Entsendeverträge der Mitarbeiter aufgesetzt werden. Dies wiederum führt nicht nur zu weiterer Kosten- und Zeiteinsparung, sondern sorgt auch für mehr Transparenz bei Ihren Mitarbeitern.
Hier sollte von vorne herein klar geregelt werden, welche Entsendezeiträume im Unternehmen „angeboten“ werden. Es empfiehlt sich hierbei, keine zu große Auswahl oder individuell zu vereinbarende Zeiträume ins Auge zu fassen, da sich hieraus zum einen ein enormer Folgeaufwand ergeben würde (jeder Zeitraum muss in seinen Regelungen individuell ausgestaltet werden). Zum anderen droht Unübersichtlichkeit, welcher Mitarbeiter wie lange im Ausland unterwegs ist. Üblich sind Entsendezeiträume von sechs oder zwölf Monaten (Short-Term Assignments) bzw. zwei oder fünf Jahren (Long-Term Assignments).
Grundsätzlich ist es möglich, für verschiedene Gruppen von Entsandten unterschiedliche Policies zu erarbeiten. So kann beispielsweise nach Inbound und Outbound Entsendung oder EU/Nicht-EU Entsendung differenziert werden. Aber auch andere Gruppierungen sind möglich. Es sollte jedoch auch hier darauf geachtet werden, nicht zu viele Differenzierungen zu machen, da ansonsten das übergeordnete Ziel der Kosten- und Prozesseffizienz unter Umständen ins Hintertreffen gerät.
Die Vergütung eines Mitarbeiters auf Entsendung unterscheidet sich wesentlich von der normalen Entlohnung im Heimatland. Daher müssen die gehaltspolitischen Grundsätze, die während eines Auslandseinsatzes gelten sollen, in den Entsenderichtlinien klar definiert und verständlich erläutert werden. Welche Vergütungskomponenten unter welchen Voraussetzungen gezahlt werden, wie ist die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Würdigung und wie wird das Gehalt ausgezahlt? Alles Fragen, die es im Rahmen der Policy zu beantworten gilt.
Da Auslandsentsendungen nicht nur für den Entsandten selbst, sondern auch für dessen Familie eine große Herausforderung darstellen, bedarf es Regeln dafür, wie die Familie während dieser Zeit im Ausland unterstützt werden soll. Hierzu ist zunächst der Begriff der „Familie“ für die Belange der vertraglichen Regelungen zu definieren. Anschließend muss festgehalten werden, durch welche Maßnahmen die Familie im Rahmen des Auslandseinsatzes unterstützt werden soll.
Während einer Entsendungen werden auch die Regelungen für Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeit, Urlaub, Krankheitsfall etc. durch zusätzliche Faktoren wie Unterbringung, Versicherungen usw. ergänzt. Um den individuellen Entsendevertrag hiermit nicht zu überfrachten und eine bestmögliche Gleichbehandlung aller Entsandten zu gewährleisten, sollten die grundlegenden Arbeitsbedingungen ebenfalls bereits in der Entsendepolicy geregelt werden.
…das sollte stets das Motto sein, unter dem Assignment-Policies gestaltet werden. Neben den genannten grundsätzlichen Regelungsinhalten besteht natürlich beinahe endloser Spielraum für zusätzliche Bestimmungen. Wie umfangreich eine Entsendungsrichtlinie am Ende tatsächlich ist, richtet sich in der Regel vor allem nach der Anzahl der Auslandsentsendungen eines Unternehmens und deren Vielfalt. Vielfalt meint in diesem Zusammenhang, die unterschiedlichen Konstellationen, Länder und Varianten von Entsendungen.
Eine Möglichkeit für Unternehmen, die sich für ein detailliertes Regelwerk mit vielen Bestandteilen entscheiden besteht darin, dieses in verschiedene themenbezogene Policies aufzuteilen. In diesem Fall empfiehlt sich die folgende Unterteilung:
Jedes Unternehmen verfügt neben einer Unternehmensstrategie, an der sich eine Entsendepolicy natürlich grundsätzlich orientiert, auch über eine eigene Philosophie. Diese in die Entsenderichtlinien zu integrieren, ist oftmals die schwierigste, wenngleich jedoch auch eine unerlässliche Aufgabe. Nur mit einer Policy, die auch die Werte des Unternehmens ausdrückt, kann ein Arbeitgeber auch beim Einsatz von Mitarbeitern im Ausland seinen Ansprüchen weiterhin gerecht werden. Daher sollte bei der Gestaltung von Anfang an darauf geachtet werden, dass sich die enthaltenen Regelungen mit der grundsätzlichen Verfahrensweise im Unternehmen decken. Schließlich soll der Mitarbeiter auch im Ausland noch gerne für seinen Arbeitgeber tätig sein.
Großes Potential, das Unternehmensleitbild in die Entsenderichtlinien zu übertragen, bieten unter anderem folgende Themen:
Die Vergütung einer Entsendung stellt einen der wichtigsten Faktoren dar, sowohl für den Mitarbeiter, als auch für das Unternehmen. Der Mitarbeiter möchte seine Mühen gewürdigt wissen, der Arbeitgeber seine Kosten im Blick behalten. Gerade in diesem Bereich gibt es enormen Gestaltungsspielraum. Unternehmen, die bereits im Heimatland mit zahlreichen Benefits und Zusatzleistungen aufwarten sollten beispielsweise darauf achten, auch im Falle eines Auslandseinsatzes weiterhin ein attraktives Vergütungspaket zu bieten. Dem entgegen können Unternehmen, deren Vergütung im Heimatland eher konservativ ausgerichtet ist, mit einem zu ausufernd gestalteten Vergütungspaket im Entsendungsfall plötzliche Begehrlichkeiten bei ihren Angestellten wecken, die sich nach Rückkehr aus dem Ausland nur schwer wieder abzustellen sind. Ein stimmiges Vergütungskonzept ist daher enorm wichtig.
Aus finanziellen Gesichtspunkten spielt neben der Vergütung vor allem das Thema Steuern eine wichtige Rolle, wenn ein Mitarbeiter im Ausland eingesetzt wird. Auch hier gibt es eine Vielzahl von Ansätzen, die ein Unternehmen vertreten kann. Soll der Mitarbeiter alle Steuern selbst tragen, übernimmt das Unternehmen alle Steuern oder werden nur steuerliche Nachteile ausgeglichen? Auch hier gilt es sowohl Kostenziele, als auch Unternehmensprinzipien in Einklang zu bringen.
„Zeig mir wie Du wohnst, und ich sag Dir wer Du bist.“ Dieser allgemein bekannte Ausspruch lässt sich gleichermaßen auch im Kontext einer Auslandsentsendung anwenden, denn Unternehmen haben auch in diesem Bereich die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern weiterhin das von ihnen vertretene Leitbild zu vermitteln. Während es für Großkonzerne passend sein kann, ihre Mitarbeiter im Ausland in abgeschlossenen Appartement-Komplexen unterzubringen, verkörpert für junge „moderne“ Unternehmen mit vorwiegend jungen Mitarbeitern eventuell eher eine Wohnung in einem angesagten „Szeneviertel“ das passende Work-Life-Feeling. Hier können entsendende Unternehmen bewusst ihr Erscheinungsbild gegenüber dem Mitarbeiter steuern.
Auch die Integration des Mitarbeiters ins Heimatunternehmen während der Entsendung sagt viel über die Kultur im Unternehmen aus. Nimmt der Mitarbeiter auch weiterhin (per Videocall) an wöchentlichen Teammeetings teil? Ist er weiterhin Teil des Teams im Heimatland? Wird er auch weiterhin über Entwicklungen und Veränderungen auf dem Laufenden gehalten? All diese Fragen können allgemein auch im Rahmen der Entsendepolicy geregelt werden. Generell gilt jedoch, dass Entsandte die Ziele der Entsendung besser vertreten können, je mehr sie in Kontakt zum Heimatunternehmen bleiben und sich daher auch weiterhin mit ihm identifizieren.
Ebenso wie die Verbindung zum Heimatunternehmen, stellt auch die Integration vor Ort einen wichtigen Bestandteil für viele Entsandte dar. Auch hier können sich Unternehmen individuell hervorheben. Konkret geht es dabei um das, was den Mitarbeitern vor Ort geboten wird. Gibt es vom Unternehmen organisierte Gruppen von Entsandten? Inwieweit unterstützt das Unternehmen bei der Suche nach einer Wohnung, einer Kita oder einem Sprachkurs? Gibt es Informationen zu Kultur, Einkaufsmöglichkeiten und Gepflogenheiten vor Ort? All diese und noch weitere Punkte sollten bereits in der Entsendepolicy geregelt werden und stellen ein wichtiges Werkzeug für ein entsendendes Unternehmen dar, um seine Philosophie auch mit ins Ausland zu entsenden.
Natürlich können die genannten Themen nur beispielhaft die Gestaltungsmöglichkeiten einer Entsenderichtlinie unter dem Gesichtspunkt der Corporate Culture widergeben. Grundsätzlich sollten sämtliche enthaltenen Regelungen im Einklang mit den Unternehmenswerten, den etablierten Verfahren und der gelebten Kultur eines Unternehmens stehen.
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