Vergütung und Payroll

Beim Einsatz eines Mitarbeiters im Ausland wird dessen bisheriges Gehalt meist um zusätzliche Komponenten erweitert. Egal ob diese der Deckung von durch die Entsendung verursachten Kosten oder dem einfachen Anreiz bzw. der Entschädigung des Mehraufwandes dienen, jede Gehaltskomponente sollte sorgfältig geplant und der Höhe nach ausgearbeitet werden, um einerseits den Ansprüchen der Mitarbeiter gerecht zu werden, andererseits aber Ungleichbehandlungen zu vermeiden und die Kostenstruktur nicht aus den Augen zu verlieren.

Im Rahmen von Auslandseinsätzen können verschiedene Vergütungskonzepte Anwendung finden. Egal jedoch ob Nettolohnvereinbarung, direkte Steuerübernahme oder Zulagenmodell – alle Konzepte müssen im Einklang mit dem Steuerrecht stehen und dies nicht nur in Deutschland, sondern auch im jeweiligen Gastland. Und auch Gehaltskomponenten, die nicht durch die Entsendung bedingt sind (bspw. Aktienoptionen) können durch die Ansässigkeit des Mitarbeiters oder den ggfs. veränderten Auszahlungsort steuerlich beeinflusst werden. All dies gilt es, im Vorfeld zu berücksichtigen, um Arbeitgeber und Mitarbeiter vor späteren bösen Überraschungen zu bewahren.

Entsendungen stellen die Mitarbeiter der Lohnabrechnung eines Unternehmens oftmals vor große Herausforderungen. So ist beispielsweise zu prüfen, ob für die Entsendung gezahlte Gehaltskomponenten aus tatsächlich Bestandteil des Arbeitslohnes sind, ob diese steuerfrei oder steuerpflichtig ausgezahlt werden müssen und inwiefern gegebenenfalls bestehende Doppelbesteuerungsabkommen Einfluss auf eine Lohnsteuereinbehaltungsverpflichtung des Arbeitgebers haben. Aber auch verschiedene Steuerberechnungen, wie die Ermittlung des Bruttoarbeitslohnes bei einer abgeschlossenen Nettolohnvereinbarung, sind fachgerecht durchzuführen. Letztlich muss auch die deutsche Lohnabrechnung mit der des ausländischen Gastunternehmens abgestimmt werden, um eine Doppelbesteuerung zu verhindern. All dies erfordert sorgfältige Planung und das nötige Know-How.

Mitarbeiter, die für ihren Arbeitgeber ins Ausland gehen erwarten, auch weiterhin sozial abgesichert zu sein. Für den Arbeitgeber bedeutet diese Erwartung eine enorme Verpflichtung und unter Umständen hohe Haftungsrisiken, sollten dabei Fehler auftreten. Wie der Mitarbeiter sozialversicherungsrechtlich positioniert ist, hängt in erster Linie von der Dauer seines Auslandseinsatzes und dem Entsendungsland ab. Hieran orientieren sich auch die vertragliche Gestaltung und weitere notwendige Schritte. In welchem Sozialversicherungssystem ist der Mitarbeiter zu versichern? Ist eine A1-Bescheinigung zu beantragen? Besteht ein Sozialversicherungsabkommen und welche Auswirkungen hat dies? All diese Überlegungen und Prüfungen müssen frühzeitig durchgeführt werden, um hier auf der sicheren Seite zu sein.